I strax under 60 procent av svenska organisationer görs det ansträngningar att styra och förbättra arbetsmiljön bland de anställda. I övriga syns något sådant arbete inte av. Den här statistiken framgår av Arbetsmiljöundersökningen 2017, som också jämför branscherna inbördes. I delar av den offentliga sektorn – förvaltning, försvar, socialförsäkring, utbildning – och i tillverknings- och byggbranschen är det bättre ställt än genomsnittligt. Vård- och omsorg, liksom finans och försäkring matchar genomsnittet medan det sedan bär utför, via transport och magasinering, handel m fl, ned till hotell och restaurang, där bara en tredjedel av de anställda märker att några ansträngningar görs för arbetsmiljöns skull. Små företag ligger sämre till än stora.
Kravet på arbetsgivarna att systematiskt kartlägga arbetsmiljön, se till att brister undanröjs och förbättringar blir av, tillkom 1993 men fick ny form 2001. Etablerade organisationer har med andra ord haft lång tid på sig att uppfylla det. I förordet till den vägledning från Arbetsmiljöverket som ska hjälpa företagen att komma igång skrev dåvarande generaldirektören Mikael Sjöberg: ”Systematiskt arbetsmiljöarbete behöver inte vara krångligt”.
Det gäller fortfarande. Orsaken till att så många ännu inte infört något SAM är att deras respektive ledning inte engagerat sig tillräckligt för att få igång arbetet. Det framgår av en rapport från 2013, där forskarna Kaj Frick och Ulf Johanssonkonstaterar att företagsledningarna oftast är klara över vad lagen kräver. Däremot ser de inte till att det finns personer som har resurser och kunskaper att verkligen agera. De övervakar inte heller att de som åläggs vissa arbetsmiljöuppgifter också utför dem. – Det finns dessutom en bakomliggande farhåga att arbetsmiljöförbättringar kostar mer än de smakar. Och i finans- och börsvärlden, som påverkar företagsledningarna, finns inte stort utrymme för värdering av mjuka tillgångar, som de anställdas hälsa, säger Kaj Frick. Idén bakom SAM är att arbetsgivare måste arbeta aktivt och långsiktigt mot sådant som olycksfall, skadlig stress, mobbning och sexuella trakasserier, farliga ämnen och annat som kan drabba en anställd. Det räcker inte med att åtgärda de risker man råkar märka. Man måste planera så att de inte uppkommer, det förebyggande arbetet ska göras före alla beslut. Hur går då ett företag tillväga för att skapa ett SAM? Här är ett förslag.
Inför: Förbered SAM-arbetet
Eftersom det handlar om att följa lagen – Arbetsmiljöverkets föreskrifter har status av lag – är första steget att ledningen och alla chefer läser AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete. Här gäller piskan: detta ska arbetsgivaren åstadkomma, formulerat i distinkta paragrafer (1-12 §§). Skyddsombuden, som ju har uppdraget att vaka över att arbetsgivaren uppfyller sina arbetsmiljöplikter, ska också sätta sig in i föreskriften, och det är bra om fler i företaget får klart för sig vad som fordras. Desto snarare kan man komma igång med ett SAM. Myndigheten ger också ut en lättfattlig 86-sidig vägledning till målet: ”Så förbättras verksamhetens arbetsmiljö” och en femsidig ”Liten guide för att komma igång med systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM”. Också de finns att ladda ner från www.av.se. Härifrån laddar man också ned alla de föreskrifter som syftar till att skydda arbetstagare från risker. Vilken bunt av föreskrifter som berör er verksamhet kan branschorganisationer, företagshälsovården eller partssammansatta organ bistå med att reda ut. Mest lärorikt är det dock att någon eller några inom företaget får ta sig an den uppgiften, gärna i ett samarbete mellan chefer och skyddsombud.
Steg 1. Undersök
Att införa SAM är i sig ett arbete, något som kräver en plan från arbetsgivarens sida. Den får gärna vara preliminär men ska vara realistisk, bygga på en bedömning av vilka insatser som fordras och vilka resurser som redan finns – förkunskaper, engagemang för saken och tid som kan frigöras genom omprioriteringar. Sådant kan arbetsgivaren spåra på arbetsplatsmöten, där chefers och anställdas erfarenheter tas tillvara, eller sonderingar i olika delar av verksamheten. Planen bör handla om flera aktiviteter parallellt. Det kan röra sig om att skapa en arbetsgrupp för att ta fram en övergripande policy. En sådan är ett krav i SAM (5 §) och ska uttrycka ”Det här vill vi åstadkomma för att undvika olyckor och ohälsa i verksamheten”. Innehållet i policyn beror kraftigt på bransch och företagsstorlek. En minimal policy är ”att uppfylla alla myndighetskrav” lite ambitiösare är tillägget ”med god marginal”. Men den kan vara långt utförligare och innehålla ”certifierad företagshälsovård” och ”friskvård på arbetstid”. Det är arbetsgivaren som slutgiltigt slår fast policyn och den ska dokumenteras skriftligen. Se också faktaruta. Det här steget innehåller också en undersökning av arbetsmiljön, ”detta vet vi om den, detta medför arbetet som det är upplagt” (chefer och anställda, 8 §) och att finna former för samarbete med skyddsombud och övriga anställda (alla nivåer, 4 §), till exempel arbetsplatsmöte varannan månad. Enkäter och mätningar kan vara aktuellt.
Steg 2. Bedöm riskerna
Nu finns ett utkast till SAM, som ska kompletteras med att sjukdom och olyckor utreds – bakgrund, orsak och följd ska kartläggas (chefer, skyddsombud, anställda, 9 §), att risker bedöms med ledning av undersökningar och sjukdoms- och olyckspanorama (chefer, skyddsombud, 8§). Även riskbedömningen ska dokumenteras skriftligen. De risker som upptäcks i detta steg ska, självklart nog, åtgärdas direkt om det är möjligt. Går inte detta, ska en handlingsplan skrivas för eliminering av riskerna (10 §), något som kan fordra överläggningar mellan de chefer som ”äger” riskerna och ledningen som äger budgeten.
Steg 3. Åtgärda
När bilden av arbetsmiljöns risker börjar klarna utser ledningen de chefer i linjeorganisationen och funktionärer i eventuella staber, som ska se till att riskerna undanröjs och att inga myndighetsregler glöms. Dessa i sin tur fördelar uppgifter till lägre chefer, som sprider dem vidare till arbetsledare och anställda (6 §). De som tilldelas uppgifter ska ha erforderliga kunskaper och, minst lika viktigt, resurser för att kunna sköta dem. Det kan betyda att de måste få utbildning för uppdraget (6,7 och 12 §§). Någon eller några kan få i uppdrag att inventera kursutbudet. I det här sammanhanget brukar det påpekas att det är just uppgifter som fördelas, medan ansvaret för arbetsmiljön ligger kvar hos arbetsgivaren. Detta understryks av att de som fått uppgifterna också har rätt att lämna synpunkter till arbetsgivaren på hur denne utformar SAM, inklusive att påpeka behovet av resurser, ofta ekonomiska. Parallellt med att uppgifter fördelas utarbetas rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas (5 §). De kan handla om hur ofta och med vilken inriktning skyddsrond eller enkät ska genomföras, att det ska finnas utrymme för att prata om arbetsmiljön på arbetsplatsmöten och i medarbetarsamtal, hur tillbud, olycksfall och upptäckta trakasserier ska hanteras, vidareutbildning av chefer och skyddsombud i arbetsmiljöfrågor o s v.
Steg 4. Följ upp!
På samma sätt som införandet av SAM vilar på ledningen är det också ledningen som ska följa upp att SAM gör vad det ska (11 §), det vill säga verkligen påverkar beslutsfattandet så att arbetsmiljön förändras till det bättre. Detta ska göras årligen, och arbetsgivaren kan alltså inte slå sig till ro med att inga olycksfall eller tillbud eller trakasserier förekommit eller att frekvensen av dessa inte ökat. Frågan för arbetsgivaren är då: beror detta på en lycklig slump eller på att det förebyggande arbetet fått fotfäste? Att ledningen intresserar sig för detta – i årliga intervjuer med dem som fått uppgifter – sänder budskap i organisationen: att SAM är viktigt och ett permanent inslag i verksamheten. Dags att börja om med att undersöka!
Jan Enqvist
5 ARGUMENT FÖR SAM
Så här kan en anställd eller skyddsombudet argumentera för att påverka en avvaktande lednings prioriteringar.
Argument 1: Om något händer som kunde ha förhindrats genom systematiskt arbete mot risker t ex olycksfall, felaktig hantering av farliga ämnen, trakasserier, mm:
- Kan arbetsgivaren ställas till ansvar för det inträffade.
- Skapar det lidande, kanske kostnader för sjukfrånvaro och vikarie samt allmän oreda.
- Måste företaget hur som helst införa ett system mot risker.
Argument 2: Om arbetsgivaren underlåter att säkra arbetsmiljön mot risker får företaget dåligt rykte. Och omvänt: om företaget sköter sin plikt kan det användas för att skapa goodwill.
Argument 3: Ofta är förbättringar i arbetsmiljön förknippade med bättre produktivitet och därmed bättre ekonomi. Detta gäller särskilt om sjukfrånvaro och personalomsättning är höga.
Argument 4: Även om en förbättrad arbetsmiljö kanske inte är speciellt lönsam leder den i vart fall till högre kvalitet på produkten eller tjänsten.
Argument 5: Utan ett system för att anonymt fånga upp de anställdas arbetsupplevelse vet ledningen egentligen ingenting om vilken potential det finns för insatser som syftar till bättre trivsel, engagemang och prestationer.
Jan Enqvist
DETTA SKA SKRIVAS NED
Skriftlig dokumentation krävs för alla organisationer gällande:
- Riskbedömning
- Handlingsplaner
- Vilka instruktioner som formulerats för allvarligt riskfyllda arbeten
För företag med tio eller fler anställda tillkommer krav på:
- Arbetsmiljöpolicy
- Rutiner
- Uppgiftsfördelning
- Uppföljning av SAM
