Att kunna utföra sitt arbete på någon annan plats än den som arbetsgivaren tillhandahåller, uppskattas av många anställda. De får större möjlighet att styra sin tillvaro och vilket ofta ger bättre balans mellan arbetsliv och fritid. För arbetsgivaren kan distansarbete bredda rekryteringsbasen när geografi och fysiska begränsningar blir oviktiga. De kan också göra stora besparingar på att minska kontorsyta.
Men distansarbete har också risker. Att lyckas med arbetsmiljön och ledarskapet på distans kräver speciell omsorg och eftertanke.
Skillnad på distansarbete och att jobba hemifrån
I och med pandemin 2020 fick många arbetstagare som inte hade haft det tidigare, möjlighet att arbeta hemifrån. Det är dock skillnad på att tillfälligtvis arbeta hemifrån och att distansarbeta. Distansarbete bör förhandlas och regleras i avtal om det är en stadigvarande del av anställningsförhållandet.
Det är viktigt att inse att arbetstagare har olika möjligheter att arbeta effektivt på distans. Företaget Leesman som undersöker i vilken mån olika kontorsmiljöer stödjer produktiviteten, har samlat in enkätsvar från distansarbetare. Dessa visar tydligt att distansarbetare som har tillgång till ett eget hemmakontor i snitt upplever sig mer produktiva när de distansarbetet än när de arbetar på arbetsgivarens kontor. De som jobbar vid köksbordet hemma, upplever inte alls samma sak.
Känsla av orättvisa kan skapa splittring
Enligt forskning från Högskolan i Gävle finns det risk att det utvecklas splittring i arbetsgrupper där några jobbar på plats och andra på distans. Splittringen kan grunda sig i en känsla av orättvisa, men också i praktiska problem. Vissa arbetsuppgifter kan kanske bara utföras på kontoret och då kan de som arbetar där få större arbetsbörda. Samma studie har också upptäckt att löneutvecklingen kan halka efter för distansarbetare.
Gävleforskarna framhåller att distansarbete behöver vara frivilligt för att lyckas. Och om anställda väljer att arbeta hemma därför att arbetsmiljön på kontoret är dålig, kan distansarbetet knappast räknas som frivilligt.
Svårare att upptäcka ohälsa och missbruk
Möjliga risker att se upp med vid distansarbete:
- Distansarbetare har högre risk för social isolering, vilket i sin tur är en känd riskfaktor för psykisk ohälsa
- Medarbetare har väldigt olika förutsättningar att arbeta ostört i hemmet
- Det kan vara svårare för medarbetaren att dra gränsen mellan arbete och fritid
- Det kan påverka lagkänslan negativt
- Arbetsgivaren har svårt att fullt ut ta sitt ansvar för den fysiska arbetsmiljön i hemmet
- Chefen har svårare att upptäcka om en medarbetare mår dåligt
- Risk för ökat missbruk
- Press att jobba när man är sjuk eftersom det går enkelt att jobba hemma och man smittar inte
- Kreativiteten på kan minska när det informella umgänget med kollegor uteblir, t.ex. på fikaraster
För den som är chef över distansarbetare är det viktigt att ha en plan för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. Distansarbetet behöver regelbundet riskbedömas och åtgärder behöver planeras, genomföras och följas upp. Det gäller också att följa faktorerna i OSA-föreskrifterna med särskild noggrannhet. Till exempel är det ofta extra viktigt för distansarbetare med tydlighet kring arbetsuppgifter, prioriteringar och var man kan vända sig för att få stöd vid behov. Arbetstagarna kan också behöva stöd att reglera arbetstiden på ett sunt sätt.
Plan för informationssäkerhet och policy
Arbetsgivaren bör också ha en plan för att säkerställa informationssäkerheten vid distansarbete. Det kan till exempel handla om säkra IT-system med tillräcklig kapacitet och säkra inloggningar, men också om regler och rutiner.
Det kan vara en god idé att ta fram en policy för distansarbete. En sådan kan till exempel ta upp:
- I vilken omfattning det är okej att distansarbeta
- Vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans
- Vad arbetsgivaren kan bidra med för att rusta distansarbetsplatsen
- När arbetstagaren förväntas vara tillgänglig
- I vilken mån det finns riktlinjer för arbetstid, när arbetet ska utföras
- Försäkringsfrågor
- Riktlinjer för möten, när kan arbetstagaren delta på distans och när förväntas hen medverka på plats
- Giltighetstid och möjlighet att säga upp distansarbetaravtalet
